Comment signer un document de façon électronique ?

Depuis ces dernières années, la signature électronique est devenue un procédé très en vogue permettant de finaliser un contrat, de conclure une affaire, etc. Bref, elle permet de signer tout type de document depuis un support numérique comme une tablette, un smartphone haut de gamme, un notebook, un PC, etc. Toutefois, beaucoup de gens se posent encore des questions sur la pertinence et surtout sur son mode de fonctionnement. Ce qui nous emmène alors à connaître comment signer électroniquement un document, dans le souci d’enlever le doute et de démocratiser l’usage de cet outil.

Choisir le bon logiciel de signature électronique

Avant tout, la signature électronique est une sorte de signature portée sur un document électronique comme un contrat, un courrier, une facture… grâce aux systèmes de vérification et d’information telle la cryptologie. Cette dernière qui permet de certifier l’identité numérique de l’auteur, autrement dit du signataire. Cela dit, dans l’envie de connaître comment signer électroniquement un document administratif, financier, etc. Il vous faudrait au début choisir un logiciel de signature électronique. Eh oui ! Toutes les procédures sont réalisées à partir de ce support. Dans cette optique, afin de préserver la valeur de la signature, ainsi que la confidentialité et la sécurité du document, le logiciel de signature en question doit être régulièrement mis à jour. Effectivement, aucune entreprise ou aucune personne ne souhaite en aucun point qu’une tierce entité accède à ses informations personnelles ou professionnelles. Le choix du logiciel est ainsi d’une grande importance aussi bien pour une personne physique qu’une personne morale.

Obtenir le certificat électronique par une personne de confiance

Une fois que le logiciel de signature électronique a été choisi, place maintenant à l’obtention du certificat électronique. Ce dernier est en général délivré par une tierce personne de confiance qui n’hésite pas à garantir son identité numérique à tout moment. Attention, cette étape ne peut être réalisée qu’une seule fois. Par la suite, il vous importe d’importer le document à signer dans le logiciel. Prenez également le temps de le lire afin d’être sûr qu’il ne comporte aucun vice de forme ni de fonds. Après, la prochaine étape consiste à valider l’authenticité du document en intégrant dans le logiciel un code de sécurité qui vous est envoyé par SMS depuis votre téléphone mobile.

Choisir le type de signature et signer le document

Dès lors que votre document est finalisé, il ne vous reste plus qu’à choisir le type de signature avant de le signer et de l’envoyer. Pour information, le type de signature correspond à l’endroit ou bien au statut dans lequel vous vous positionnez dans le contrat, la facture, etc. Effectivement, vous n’allez pas par exemple signer à la place du responsable de la société, alors que vous êtes le nouveau salarié faisant l’objet du contrat. En outre, il est possible d’ajouter un autre pavé de signature dans lequel figurera l’empreinte de la tierce personne de confiance appelée pour signer. Une fois signé, il vous importe par la suite de confirmer votre acte et d’envoyer le document que vous venez de signer électroniquement. À la fin, le logiciel enregistre automatiquement le document et le met en archive dans un coffre-fort électronique, de manière à ce que vous puissiez le récupérer en cas de nécessité. En résumé, il est au début difficile de savoir comment signer électroniquement un document et de s’y mettre. À vrai dire, la maîtrise de cet outil vient avec le temps et notamment la fréquence d’utilisation.